Berencana menyelenggarakan acara di Bandung, tetapi bingung memulai dari mana? Event organizer (EO) adalah layanan yang biasanya dicari untuk mengatasi hal tersebut. Namun, tak sedikit juga pemula yang masih meragukan EO Bandung. Terutama kalau anggaran mereka belum cukup untuk membayar jasa pihak ketiga.
Di sisi lain, menggunakan EO di Bandung maupun Lembang akan membawa sejumlah manfaat. Bujet yang disiapkan, entah untuk EO meeting, gathering, maupun outbound, akan setara dengan layanan dan fasilitas yang diberikan. Lantas, apa saja benefif yang akan Anda terima saat memilih EO yang tepat? Bagaimana cara memilih penyediasa jasa yang dapat dipercaya?
Manfaat memakai EO di Bandung
Untuk Anda yang sedang menimbang-nimbang pemakaian EO untuk keperluan acara, berikut ini sejumlah manfaat yang akan dirasakan saat bekerja sama dengan pihak berpengalaman:
1. Anggaran yang terkendali
Adalah hal wajar bila Anda memikirkan anggaran, khususnya saat kali pertama memakai EO outbound Bandung maupun acara lain yang diselenggarakan di luar ruangan. Akan tetapi, cemas dan takut tersebut dijamin hilang saat menemukan tim yang mampu mengatur bujet.
Pasalnya, EO profesional sudah mempunyai patokan atau pedoman untuk membagi pos sesuai jumlah biaya yang disiapkan. Bahkan mereka bisa saja menawarkan paket lebih murah untuk Anda.
2. Skill manajemen lebih baik
Kemampuan EO dalam mengatur anggaran tak terlepas dari skill manajemen yang dikuasai. Mereka sudah terbiasa menyusun jadwal dari perencanaan hingga berada di lokasi acara. Hal-hal yang dicover mencakup konsep, tanggal waktu, tema, dan cadangan rencana sebagai antisipasi.
Bukan hanya itu, EO gathering Bandung harus mempunyai skill negosiasi yang tinggi. Mereka akan memastikan Anda mendapatkan harga yang layak dari vendor-vendor yang dilibatkan.
3. Memberikan detail rapi dan baik
Manfaatnya selanjutnya yang akan didapatkan saat memakai EO adalah detail baik dan rapi. Hal tersebut disebabkan EO senantiasa berorientasi pada detail. Tujuannya adalah memastikan supaya setiap elemen tak terlupakan dan tetap sesuai jadwal.
Kerapian detail tersebut dapat Anda lihat dari cara EO membuat kesepakatan dengan vendor dan transparansi anggaran kepada klien yang memakai jasa mereka.
4. Fleksibilitas mengurus kebutuhan
Pernahkah Anda kewalahan mengurus gathering karena berbenturan dengan pekerjaan? Kendala tersebut dapat diatasi saat memakai EO family gathering Bandung atau untuk perusahaan. Bersama mereka, Anda bisa berbagi tugas supaya acara berjalan lancar dari awal sampai akhir.
Ketika ada partner yang dapat membantu, Anda akan lebih leluasa dan fokus menjalankan tanggung jawab tanpa mengorbankan pekerjaan utama.
Kiat memilih EO berpengalaman di Bandung
Apakah poin-poin di atas adalah manfaat-manfaat yang dibutuhkan untuk menjaga ketertiban acara? Bagi Anda yang yakin ingin memakai event organizer di Bandung dengan track record bagus, silakan simak tips berikut untuk menjaring penyedia jasa yang diharapkan:
1. Pilih EO sesuai jenis acara
Beberapa orang masih menganggap bahwa EO mampu menangani semua jenis acara. Padahal kalau dilihat dari jadwal kegiatan sampai bujet, ada perbedaan yang cukup kontras. Maka dari itu, di tahap awal, pastikan EO yang dipilih memang ahli menangani acara yang akan dilaksanakan.
Menyesuaikan jenis acara dengan kemampuan EO Bandung pun akan mencegah kesalahan saat mengurus vendor, transportasi, dan akomodasi. Bayangkan kalau Anda memakai EO gathering untuk outbound, pasti Anda akan kewalahan menangani bekal dan perlengkapan yang berbeda.
2. Sesuaikan paket dengan anggaran
Hal lain yang harus Anda sesuaikan saat memilah EO adalah anggaran dengan paket. Paket adalah salah satu penawaran yang kerap diunggulkan untuk menarik perhatian target pasar. Mereka bahkan tak segan banting harga demi mengungguli para kompetitor.
Dalam hal ini, perhatikan fasilitas dan layanan dari masing-masing paket. Sebagai contoh, saat mengecek paket dari EO outbound Lembang, pastikan harganya sudah mencakup kebutuhan utama seperti penginapan, transportasi, hingga makanan yang disajikan.
3. Periksa portofolio yang disediakan
Sudah menentukan jenis acara dan calon EO yang dipilih? Lanjutkan dengan memeriksa portofolio yang mereka miliki. Biasanya, penyedia jasa berpengalaman membagikan foto atau video acara yang telah mereka tangani di media sosial maupun website supaya mudah diakses calon klien.
Bagaimana kalau EO gathering Bandung tak punya platform digital? Jangan sungkan menanyakan kepada mereka saat melakukan negosiasi. Dokumentasi yang EO miliki pun akan membantu menilai cara kerja hingga solusi yang diberikan saat mengalami kendala tak terduga.
4. Perhatikan cara berkomunikasi
Walau menelusuri EO dapat dilakukan secara online, ada baiknya Anda menyempatkan diri untuk memperhatikan cara berkomunikasi. Jadi, Anda bisa mengecek apa mereka hanya membahas sisi internal, memberi kesempatan klien untuk bertanya, dan peluang mendengarkan.
Kemampuan komunikasi sangat berpengaruh dalam menjaga hubungan sejak menyusun acara hingga mencari jalan keluar saat berhadapan dengan hal-hal tak terduga. Jangan sia-siakan waktu dan tenaga Anda kalau EO team building Bandung atau acara lainnya sulit diajak berkomunikasi.
5. Amati nilai kreativitas yang dimiliki
EO yang sudah berpengalaman di bidangnya pasti memiliki tingkat kreativitas bagus. Maksudnya, mereka tak akan memberikan beban kepada klien saat mendiskusikan solusi. Sebisa mungkin, EO membagikan opsi-opsi terbaik untuk menyelesaikan masalah yang muncul.
Kreativitas pun sangat diperlukan bagi EO untuk menangkap inti setiap acara. Tujuannya adalah memudahkan mereka mengurai kendala di kesempatan-kesempatan berikutnya. Hal ini pun secara tak langsung mengasah kemampuan problem solving.
6. Kemudahan refund atau pembatalan
Ada kalanya Anda harus menunda atau malah membatalkan acara karena hal-hal tak terduga. Sebagai bentuk antisipasi, carilah EO Lembang atau Bandung yang memberikan kemudahan dalam memproses refund atau pembatalan kerja sama yang sudah disepakati.
Sebelumnya, Anda pun harus memperhatikan poin-poin dalam kontrak sebelum menandatanganinya. Pasalnya, pihak EO berhak menolak pengajuan yang dilakukan kalau ternyata tak sesuai persyaratan dan aturan yang berlaku. Ikuti juga prosedurnya supaya dana yang diberikan cepat dikembalikan.
7. Buat kesepakatan secara tertulis
Satu lagi hal yang harus Anda perhatikan adalah membuat kesepakatan tertulis. EO terbaik di Bandung biasanya akan menyediakan draf perjanjian yang dapat Anda pelajari dulu. Jadi kalau ada poin kurang jelas atau bertentangan, Anda lebih mudah untuk mendiskusikannya.
Sebagai klien, Anda juga berhak mengajukan kontrak kalau EO belum mengajukannya. Namun, sebaiknya Anda beralih ke tempat lain seandainya mereka tak menyiapkan perjanjian. Hal tersebut dikhawatirkan akan merugikan klien, sebab oknum lebih mudah memanfaatkan situasi.
Masih bingung menemukan EO untuk memenuhi kebutuhan? Anda yang memerlukan rekomendasi cepat bisa mengandalkan www.king-adventure.com sebagai EO Bandung yang profesional dalam menangani macam-macam acara. Antara lain outbound, meeting, arung jeram, sampai offroad.
Anda pun dapat mengecek akun Instagram mereka di Outboundbandung_id untuk melihat dokumentasi hingga informasi terbaru terkait paket dan promosi yang bisa digunakan.
